In een gemeenteraad gaat er veel papier rond: raadsstukken en moties worden verspreid onder raadsleden en wethouders en dit levert een flinke kostenpost op. Daar kan voglens ons flink op bespaard worden, door raadsleden en wethouders met een iPad te laten werken in combinatie met een gemeenteraad-app. We geven je een aantal tips om je op weg te helpen!
Houdt rekening met de politiek
Alle onderdelen van de gemeenteraad draaien natuurlijk om de politiek en dit zal ook voor de app gelden. Verschillende partijen hebben er belang bij dat zo’n app er komt, zoals een wethouder ICT, die laat zien dat hij voor vernieuwing zorgt. Tegelijkertijd kan de aanschaf van een iPad voor raadsleden echter lijken op verrijking van de raad en dat kan slecht vallen, zeker in een tijd van bezuingingen. Daarom is het belangrijk om een doel te stellen met de app, wat wil je ermee bereiken? Het bouwen van een business case (wat levert het op?) is dan slim. Laat duidelijk zien op welke drukkosten en distributiekosten er worden bespaard. Daarnaast zijn er ook meer subjectieve doelen te behalen, zoals milieuontlasting, verbeterde informatievoorzieningen en beveiliging.
Zorg voor goede training
Veel leden van de gemeenteraad zijn niet bekend met de mogelijkheden van een iPad. Het gebruik van een nieuwe app zort voor voor een leercurve, dus een training is cruciaal. Door gebruikers te trainen op de mogelijkheden van de app kan het gebruik van de app vergroot worden. Een herhalings- of verdiepingstraining is geen overbodige luxe.
''Het is belangrijk om een doel te stellen met de app, wat wil je ermee bereiken?''
Creëer draagvlak voor het gebruik
Het gebruik van de app moet een natuurlijke handeling worden voor raadsleden, maar voordat dit het geval is, moet er nog het een en ander gebeuren. Slimme manieren om het gebruik te stimuleren zijn: gebruikers in teams documenten via de app laten uitwisselen, gebruikers laten meedenken met de ontwikkeling van de app en wethoudersals voorbeeldfunctie voor het gebruik inzetten.
Manage de verwachtingen
Omdat veel raadsleden geen ervaring hebben met het gebruik van een iPad, kunnen ze dit apparaat gaan zien als een vervanging van hun pc of laptop. Een iPad is echter geen vervanging voor een pc, omdat het openen van documenten lastiger is. Het is belangrijk om te laten zien voor welke zaken de iPad ingezet kan worden en voor welke niet.
Maak de app beheersbaar
De combinatie van een iPad en app voor het beheer van documenten is ideaal, maar er komen er ook vragen bij kijken: van wie is de iPad? Wat gebeurt er met mijn privacy? En hoe zijn de gegevens op de iPad beveiligd? Daarom is het goed om gebruikers over deze kwesties in te lichten. Bouw daarnaast meteen een beheersingssytseem zodat met deze situaties kan worden omgegaan.
Nieuwe informatie
Dit artikel is al even geleden geschreven. Wil je nieuwe informatie over apps hebben? Bijvoorbeeld ontdekken hoe je geld kan verdienen met apps? Lees dan dit artikel over geld verdienen met apps.
Wil jij alle stappen weten die bij een app maken horen?
Wil je de stappen om een app te maken gemakkelijk in een overzicht hebben? Dat kan!
Vul je gegevens in, dan krijg je direct toegang tot een handig overzicht van het A tot App stappenplan:
-David van AppSpecialisten
